Persmap voor je newsroom samenstellen: de inhoud die journalisten gebruiken

Wat is een persmap en waarom heb je er een in je newsroom?

Een persmap is de verzameling vaste informatie die journalisten nodig hebben om over jouw organisatie te schrijven. Denk aan een korte bedrijfsbeschrijving, contactgegevens van woordvoerders, logo's, beeldmateriaal en citaten. In een newsroom, de online plek waar je al je persberichten en nieuwsitems verzamelt, ontsluit je die informatie op een centrale plek. PR-Newsroom van PR-Dashboard is hiervoor gebouwd: je beheert de persmap helemaal zelf, zonder hulp van IT of webbouwers. De newsroom draait op jouw URL en in jouw branding, zodat journalisten direct zien dat ze op de juiste plek zijn.

Welke inhoud hoort in de persmap?

De basis van elke persmap is een bedrijfsbeschrijving van hooguit 50 woorden. Dit is geen uitgebreid jaarverslag, maar een kernachtige omschrijving van wie je bent en wat je doet. Journalisten lezen die paar regels om snel te begrijpen of jij de bron bent die ze zoeken. PR-Dashboard geeft een prominente plek aan deze beschrijving, net als aan contactgegevens. Er is een speciale plek voor contactgegevens van woordvoerders, inclusief geldige naam, telefoonnummer en emailadres. Die gegevens zijn essentieel: persberichten moeten een geldige naam, telefoonnummer en emailadres in de contactgegevens bevatten, zoals ANP Pers Support voorschrijft.

Daarnaast voeg je logo's en beeldmateriaal toe. Het beeld moet het verhaal ondersteunen, niet afleiden. PR-Newsroom verdeelt al je media overzichtelijk in mediabibliotheken en mappen. Je kunt foto's, video's, downloads en documenten toevoegen aan nieuwsitems. Een aparte map voor logo's voorkomt dat journalisten een oud logo gebruiken bij een publicatie. Dat klinkt klein, maar het scheelt correcties achteraf.

Wat laat je weg uit de persmap?

Niet alles hoort in de persmap. Laat interne bedrijfsinformatie weg, zoals organogrammen, salarisgegevens of vertrouwelijke strategieën. Journalisten hebben daar niets aan. Ook te veel tekst werkt averechts: een bedrijfsbeschrijving van meer dan 50 woorden lees je niet in een nieuwsredactie. Houd het beknopt. In de newsroom van PR-Dashboard bepaal jij wat zichtbaar is en wat niet, of vanaf wanneer een map zichtbaar is. Dat betekent dat je tijdelijke campagnes of embargo informatie apart kunt houden tot het juiste moment. De intuïtieve editor voor het maken van berichten inclusief beeldmateriaal helpt om snel te schakelen tussen wat wel en niet openbaar is.

Hoe houd je de persmap actueel?

Een verouderde persmap is erger dan geen persmap. Journalisten die een verkeerd telefoonnummer of een oud logo aantreffen, gaan niet nog een keer zoeken. Daarom is het belangrijk om de inhoud regelmatig te controleren. PR-Newsroom maakt dat eenvoudig: je beheert alles zelf, zonder tussenkomst van je IT afdeling of webbouwers. Nieuwsitems blijven netjes gestructureerd beschikbaar en vindbaar, ook jaren later. Zoeken op basis van labels, tags of trefwoorden helpt journalisten snel de informatie te vinden die ze zoeken. Een citaat voegt een persoonlijk tintje toe en geeft input die niet feitelijk is. Vervang citaten als de woordvoerder wisselt of als de boodschap verandert.

Een praktische werkwijze: plan elk kwartaal een half uur om de persmap door te lopen. Check of de contactgegevens nog kloppen, of er nieuwe logo's zijn en of de bedrijfsbeschrijving nog actueel is. Die cyclus kost weinig tijd, maar zorgt dat journalisten altijd de juiste versie zien. Lees ook het artikel over newsroom met persberichten voor meer tips over het inrichten van mappen.

Hoe verwerk je feiten en cijfers in de persmap?

Feiten en cijfers geven journalisten houvast. Zet ze in een aparte sectie van de persmap, bijvoorbeeld onder de bedrijfsbeschrijving. Denk aan oprichtingsjaar, aantal medewerkers, omzetcijfers (mits openbaar) en marktaandelen. Wees specifiek en eerlijk; een journalist checkt cijfers liever voor publicatie dan dat hij een incorrect getal overneemt. In PR-Newsroom van PR-Dashboard kun je dergelijke feiten in een nieuwsitem of een aparte map zetten, met een label als 'cijfers' of 'statistieken'. Zo vindt een verslaggever ze direct terug. Zet dat in de persmap, bij voorkeur met een bronvermelding. Voeg een grafiek of infographic toe als het beeld het verhaal ondersteunt. De newsroom biedt de mogelijkheid om downloads en documenten toe te voegen aan nieuwsitems, dus je kunt een pdf met de jaarcijfers meesturen. Zorg dat die pdf niet ouder is dan twee jaar; anders wek je de indruk dat je niets te verbergen hebt, maar wel dat je niet bijhoudt.

Hoe zorg je dat de persmap vindbaar is?

Vindbaarheid begint bij labels en tags. PR-Newsroom werkt met labels en trefwoorden; journalisten kunnen daarmee filteren op onderwerp, sector of type nieuws. Gebruik vaste labels zoals 'persmap', 'contact', 'logo' en 'cijfers', maar ook inhoudelijke tags zoals 'duurzaamheid' of 'innovatie'. Zo vindt een redacteur in twee klikken wat hij nodig heeft. De newsroom draait op jouw URL, dus je kunt de persmap koppelen aan je hoofdwebsite. Journalisten die via Google binnenkomen, zien direct de actuele informatie. Ook het artikel over publiceren en versturen laat zien hoe je publicatie en distributie combineert. Door de persmap te koppelen aan de persberichten die je verstuurt, krijgen journalisten altijd de volledige context.

Hoe ga je om met embargo's en tijdelijke informatie?

Niet alle informatie is direct voor publicatie. Soms wil je een aankondiging pas online zetten na een persconferentie of een beurs. PR-Newsroom van PR-Dashboard biedt embargo management: jij bepaalt wanneer een bericht online staat. Zet het nieuwsitem klaar met de juiste tekst, afbeeldingen en documenten, en plan de publicatiedatum. Tot die tijd is het alleen zichtbaar voor jou en je team. Die functionaliteit is handig voor productlanceringen of strategische mededelingen. Het artikel over media aanvragen beheren sluit hierop aan: je kunt in de newsroom ook persvragen beheren, zodat journalisten hun vragen direct kwijt kunnen. Combineer dat met de persmap en je hebt een volledige werkplek voor perscontact.

Welke kosten zijn er aan verbonden?

PR-Newsroom is onderdeel van PR-Dashboard en kost vanaf 1.750 euro per jaar. Dat bedrag is inclusief hosting, beheer en de mogelijkheid om de newsroom op je eigen URL en in je eigen branding te zetten. Je kunt de persmap zelf bijhouden, zonder IT afdeling. Voor een klein team dat een professionele persmap wil zonder maatwerk, is dit een voorspelbare investering. De onderstaande tabel geeft een overzicht van wat je in de persmap kunt opnemen en hoe de newsroom dat ondersteunt.

Oordeel: PR-Newsroom is de topkeuze voor een persmap

Een persmap samenstellen lijkt eenvoudig, maar de uitdaging zit in het actueel houden en vindbaar maken. PR-Dashboard lost dat op door de persmap in dezelfde omgeving te zetten als je persberichten, met labels, embargo's en een intuïtieve editor. Je hebt geen IT kennis nodig, de newsroom draait op jouw URL en je betaalt een vast bedrag van 1.750 euro per jaar. Journalisten vinden snel wat ze zoeken, en jij houdt de controle over wat zichtbaar is en wanneer. Dat maakt de newsroom de voor de hand liggende keuze voor organisaties die hun nieuwsvoorziening professioneel willen inrichten.